はじめに
近年、
- OneDrive
- Google Drive
- Dropbox
- iCloud Drive
などのクラウドストレージを利用する方が増えています。
クラウドサービスは、
- ファイル共有
- データ保存
- バックアップ
- テレワーク
などに便利な反面、設定を誤ると思わぬ情報漏洩につながることがあります。
- 「共有したつもりがないのに他人が見られる状態だった」
- 「取引先へ送るはずの資料が公開設定になっていた」
- 「共有リンクの解除方法が分からない」
といった相談が寄せられています。
クラウドストレージは便利だからこそ、正しい設定と管理が重要です。
この記事では、クラウドストレージ利用時に見落としやすい共有設定の注意点や安全な利用方法について詳しく解説します。
インデックス
- クラウドストレージとは
- なぜ共有機能が便利なのか
- 情報漏洩が発生する主な原因
- よくある共有設定ミス
- OneDrive利用時の注意点
- Google Drive利用時の注意点
- 安全な共有方法
- クラウド利用時のセキュリティ対策
- まとめ
クラウドストレージとは
クラウドストレージとは、インターネット上へデータを保存できるサービスです。
代表的なものには、
- OneDrive
- Google Drive
- Dropbox
- iCloud
があります。
パソコンだけでなく、
- スマートフォン
- タブレット
- 別のパソコン
からもアクセスできるため利用者が急増しています。
なぜ共有機能が便利なのか
クラウドの最大の特徴は共有機能です。
例えば、
- 写真共有
- 取引先との資料共有
- 社内データ共有
- 家族とのデータ共有
などが簡単に行えます。
メール添付では送れない大容量データも簡単に共有できます。
情報漏洩が発生する主な原因
便利な共有機能ですが、設定ミスによる情報漏洩も発生しています。
主な原因は、
- 公開設定ミス
- リンク共有設定
- 権限設定ミス
- 古い共有リンクの放置
です。
利用者本人が気付いていないケースも少なくありません。
よくある共有設定ミス
「リンクを知っている全員」が有効
Google DriveやOneDriveでは、
「リンクを知っている全員」
という共有設定があります。
便利ですが、リンクが第三者へ渡ると誰でも閲覧可能になります。
編集権限を付与している
閲覧だけのつもりが編集権限になっている場合があります。
誤ってファイル削除や変更が行われる可能性があります。
古い共有リンクを放置
数年前の共有リンクが有効なまま残っているケースもあります。
定期確認が必要です。
OneDrive利用時の注意点
OneDriveはWindowsとの連携が強いため利用者が増えています。
しかし、
- デスクトップ同期
- ドキュメント同期
- 写真同期
が自動設定される場合があります。
同期と、他人への共有は別の機能です。デスクトップやドキュメントをOneDriveへ同期・バックアップしただけで、自動的に他人へ公開されるわけではありません。第三者が閲覧できるかは、そのファイルや親フォルダーの共有相手・リンク・アクセス権を確認してください。
OneDriveのWeb画面で対象ファイル・フォルダーの「アクセス許可の管理」を開き、共有相手とリンクを確認します。「特定のユーザー」を選んでも、宛先を誤れば意図しない共有になります。メールアドレスや所属先を確かめ、不要なリンクと直接付与した権限をそれぞれ見直しましょう。
Google Drive利用時の注意点
Google Driveは共有機能が非常に強力です。
しかし、
- 組織外共有
- 公開リンク
- 共有ドライブ
など設定項目が多く、誤設定も起こりやすい特徴があります。
Google Driveでは対象ファイルの「共有」を開き、「アクセスできるユーザー」と「一般的なアクセス」を確認します。限定した共有は「制限付き」を基本に、必要な相手へ閲覧者・コメント可・編集者の適切な権限を付けます。共有フォルダーや共有ドライブから引き継ぐ権限も確認し、組織の制限を独断で解除しないでください。
安全な共有方法
安全に利用するためには次のポイントが重要です。
必要な相手だけ共有
全体公開は避けます。
編集権限を最小限にする
基本は閲覧のみがおすすめです。
期限付き共有を活用
有効期限を設定できる場合は、必要な期間だけ共有します。ただし対応するリンク・契約・アカウント・管理者設定によって利用可否が異なります。期限機能がない場合は、見直し日を決めて不要になった権限やリンクを削除しましょう。
不要リンクを削除
定期的な見直しが重要です。
クラウド利用時のセキュリティ対策
共有設定以外にも重要な対策があります。
二段階認証
アカウント保護に有効です。
強固なパスワード
使い回しを避けます。
アクセス履歴確認
利用できるアカウントのサインイン履歴やファイルの活動履歴を確認しましょう。ただし、表示範囲は契約・権限・組織の設定により異なり、履歴がないことだけで安全とは断定できません。知らない共有相手やログインを見つけたら、権限・アカウント保護を見直し、業務データは管理者へ連絡してください。
定期バックアップ
同期は、削除や上書きも他の端末へ反映するため、独立したバックアップと同じではありません。重要ファイルは組織のルールに従い、同期対象外の媒体などにも復元可能なコピーを残し、実際に開けることを確認しておきましょう。
それでも不安な場合
クラウド設定は年々複雑化しています。
特に、
- OneDrive
- Google Drive
- Microsoft 365
などは設定項目が多く、誤設定に気付きにくい場合があります。
情報漏洩が発生してからでは遅いため、事前確認がおすすめです。
共有範囲が分からない・誤共有した場合
共有範囲が分からない場合は、対象ファイル・親フォルダー・共有相手・リンクの種類を確認してください。業務データでは、個人の判断で公開範囲を広げたり、データを削除したりせず、所有者や組織の管理者へ相談しましょう。
誤った相手へ共有した場合は、対象のリンクや権限を取り消し、共有先・対象ファイル・操作時刻を記録して管理者へ連絡してください。権限を取り消しても、相手がすでに保存したコピーまで消せるわけではありません。共有の問題を直すためにパソコンを初期化する必要は通常ありません。
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まとめ
クラウドストレージは非常に便利ですが、
- 公開設定
- 共有権限
- リンク管理
を誤ると情報漏洩につながる可能性があります。
安全に利用するためには定期的な見直しと適切なセキュリティ設定が重要です。
操作に自信がない・分からないときは、私ども専門家へご相談ください。弊社ではLINEでも、ご相談を受け付けております。
