「印刷ボタンを押しても何も起きない」 「プリンターが『オフライン』と表示されて使えない」 「昨日まで使えていたのに、急に印刷できなくなった」
「オフライン」は、パソコンからプリンターに通信できない、または印刷を進められない状態を示します。接続や印刷設定のほか、本体のエラーも考えられるため、まず本体の画面・ランプ・用紙・インクを確認しましょう。本体だけでコピーや確認ページを出せる機種では、その結果も切り分けに役立ちます。
ルーター交換やWi-Fi名・パスワードの変更後に使えなくなった場合は、以前の接続情報が残っていないか確認してください。
この記事では、プリンターがオフライン表示になる原因と、確認すべきポイントを順番に解説します。
プリンターがオフラインになる主な原因
プリンターが「オフライン」と表示されるときの原因は一つとは限りません。
よくある原因を整理すると次のとおりです。
・Wi-Fiの接続が切れている、または接続先が変わった ・ルーターを交換したことでネットワーク情報が変わった ・パソコン側で「オフラインで使用する」設定が有効になっている ・印刷キューに古いデータが詰まって止まっている ・プリンタードライバーがWindowsアップデート後に正常に動かなくなった ・既定のプリンターが別の機器に変わっている
特に在宅勤務や確定申告、学校書類の印刷など、急ぎのタイミングで発生すると非常に困ります。
Wi-Fi接続プリンターで確認したいポイント
プリンターが正しいWi-Fiにつながっているか確認する
無線接続のプリンターは、ルーターの交換・Wi-Fi名の変更・パスワード変更・停電後の再起動などをきっかけに接続が外れることがあります。
プリンター本体の液晶画面や設定メニューから、現在接続しているWi-Fi名を確認してください。
パソコンとプリンターが、相互に通信できる同じ家庭内ネットワークに接続されているか確認します。同じルーターでもゲスト用Wi-Fiなどでは機器間通信が制限される場合があります。会社のネットワークは、制限を無効にせず管理者へ確認してください。
2.4GHzと5GHzの違いに注意する
家庭用ルーターには「2.4GHz」と「5GHz」の2種類の周波数帯がある場合があります。
2.4GHzのみ対応のプリンターは、対応するWi-Fiへ接続する必要があります。ただし、パソコンが5GHzでも、同じLAN内で機器間通信が許可されていれば通常は通信できます。周波数帯が違うだけで印刷できなくなるとは限りません。
周波数帯よりも、接続先のルーター、ネットワークの分離、ゲスト接続の有無を確認しましょう。プリンターの対応帯域や設定方法は、機種の説明書に従ってください。
プリンターのIPアドレスが変わっていないか確認する
ルーター再起動後にプリンターのIPアドレスが変わると、以前の設定では印刷先を見失うことがあります。
自己判断でプリンターを何度も追加設定すると、同じ機種が複数表示されて混乱することがあるため注意が必要です。
印刷キューとオフライン設定を確認する
印刷キューに古いデータが残っていないか
一度失敗した印刷データが残っていると、後から送った文書も順番待ちのまま止まってしまいます。
Windowsの「設定」→「プリンターとスキャナー」から対象機器の印刷キューを開き、止まっているジョブを確認します。自分が送った不要なジョブだけを取り消し、接続が戻ってから小さな文書で試してください。共有プリンターの他人のジョブは、管理者に確認せず削除しないでください。
「オフラインで使用する」設定になっていないか
従来の印刷キュー画面では、「プリンターをオフラインで使用する」や「一時停止」の設定が印刷を止めることがあります。表示される項目はWindowsやドライバーの種類によって異なります。
従来の画面で「プリンター」メニューがある場合は、オフライン使用・一時停止のチェックを確認します。新しい画面で項目がない場合は、その手順を探し続けず、対象機器の状態やメーカーの案内を確認してください。
既定のプリンターが変わっていないか
Windowsアップデート後に既定のプリンターがPDF作成ソフトや別の機器に変わっていることがあります。
よく使うプリンターが「既定」に設定されているか確認してください。
ドライバーの問題が原因になることも
本体からは印刷できるのに特定のパソコンだけ印刷できない場合は、選択した印刷先やドライバーを確認します。Windows更新後に発生した場合も、更新だけが原因とは決めつけず、表示されたエラーと機種の対応状況を調べましょう。
印刷・スキャン・インク残量表示は、別の機能やアプリで動作する場合があります。どの機能が使えないかを分けて確認すると、不要な再設定を避けられます。
メーカー公式サイトで型番とWindowsのバージョンに合うドライバー・アプリを確認してください。無関係なドライバー更新ソフトや広告のダウンロードリンクは使わず、再インストールの前に現在の印刷先・接続方法を記録しておきましょう。
型番の確認とドライバーの選択に不安がある場合は、無理に操作を続けず専門サポートへ相談するのが安心です。
それでも直らない場合
ここまでの確認で改善しない場合、次のような状況が考えられます。
・接続先やIPアドレス、機器間通信の制限が変わっている
・必要な通信がセキュリティ設定で制限されている
・本体に用紙・インク・内部エラーが表示されている
通信制限が疑われても、ファイアウォールを丸ごと無効にせず、メーカーやネットワーク管理者の案内を確認してください。
阪神エリアでは、西宮市・芦屋市・神戸市・尼崎市・宝塚市・伊丹市・豊中市・大阪市などで対応相談がありました。
特に「急ぎで印刷したい書類がある」「家族のパソコンだけ印刷できない」という状況では、自己判断での操作を繰り返すよりも早めに確認してもらうほうが解決が早いケースが多くあります。
訪問サポートでできること
・Wi-Fi接続状態の確認と再設定 ・印刷キューの削除と再起動 ・ドライバーの確認・入れ直し ・既定プリンターの設定確認 ・スマホからの印刷・スキャン保存先の設定
「買い替えたプリンターの初期設定が不安」「スキャンも使えるようにしたい」「設定したのにまた使えなくなった」といった相談にも対応できます。
ルーター・パソコン・プリンター・スマートフォンの接続状況を実際の画面で確認しながら進めるため、原因の特定が短時間で行えます。
困ったときは無理に設定を繰り返さず、まず状況をお知らせください。
印刷やスキャンの問題が解消しない場合
上記を確認しても印刷やスキャンの問題が改善しない場合は、設定だけでなく、システムや機器の状態を詳しく確認する必要があります。
相談前には、プリンターの型番、USB・Wi-Fi・有線LANの接続方法、本体のエラー、印刷キューの状態、他の端末から印刷できるかを控えてください。パソコンの初期化やプリンターの設定リセットを繰り返す前に、通信・本体・印刷設定のどこで止まっているかを確認しましょう。
西宮市・芦屋市・神戸市・尼崎市・宝塚市・伊丹市・豊中市・大阪市などで、印刷やスキャンのトラブルについて対応相談がありました。
操作に自信がない・分からないときは、私ども専門家へご相談ください。弊社ではLINEでも、ご相談を受け付けております。
